Najlepsze sposoby na organizację pracy

„Czas się nie śpieszy – to my nie nadążamy” pisał Lew Tołstoj. Piętrzące się zadania do wykonania, nieustanny pośpiech i brak odpoczynku prowadzi do wzrostu poziomu stresu, frustracji i w efekcie do spadku efektywności. Jak wyrwać się z tego zamkniętego koła, przejąć kontrolę nad swoim czasem i zacząć nadążać?

Krzywa REFA, czyli słuchanie organizmu

Dobra organizacja pracy powinna uwzględniać predyspozycje psychofizyczne ludzkiego organizmu. Osoby funkcjonujące w tzw. „wczesnym rytmie”, najwydajniejsze będą rano, ale po południu zaczną odczuwać zmęczenie i chęć zakończenia pracy. Z kolei dla osób z „późnym rytmem”, największa efektywność pojawi się koło południa, ale za to może potrwać nawet do późnego wieczora. Statystyczną, przeciętną wydajność człowieka w ciągu dnia oraz jej wahania, uwzględnia tzw. krzywa REFA.

Krzywa REFA

Wartość równa zeru, to przeciętna dzienna aktywność bez odchyleń. Wzrasta między godziną 8:00 a 12:00, następnie wraca do stanu wyjściowego w okolicach godziny 15:00. Kolejny skok to godziny wieczorne – 18:00-21:00. Należy jednak pamiętać, że dzienny rytm wydajności może się różnić u poszczególnych osób i planować pracę w zgodzie ze swoim organizmem.

Organizacja czasu pracy: Reguła 60/20/20

Częstym błędem przy organizowaniu zadań jest próba zaplanowania dnia niemal co do minuty. To rodzi nie tylko ogromne napięcie, ale także frustrację w momencie, kiedy dzieją się nieprzewidziane rzeczy. Przy organizowaniu pracy przyda się zasada 60/20/20. Jej głównym założeniem jest to, że planować należy maksymalnie 60% czasu w ciągu danego dnia. 20% powinno być pozostawione na nieoczekiwanie wydarzenia, zakłócenia w planie, na dokończenie tych zadań, które się przeciągają. To będzie doskonały bufor, pozwalający uniknąć stresu. Kolejne 20% harmonogramu to czas na pracę twórczą, kreatywność i działania spontaniczne.

Metoda 2 minut a organizacja czasu pracy

Metoda 2 minut jest tak prosta do zastosowania, że można ją wcielić w życie praktycznie od razu. Mówi o tym, że jeżeli wykonanie zadania nie zajmie więcej, niż dwie minuty, należy zrobić to od razu. Znacznie dłużej trwa bowiem odłożenie go na później, ponowne odnalezienie i zajęcie się nim. W ten sposób marnuje się cenny czas, a widać to wtedy, kiedy takich niewielkich zadań odkłada się na później kilkanaście dziennie. Odpisanie na maila od razu, usunięcie zbędnych plików z folderu po zakończeniu pracy czy wpisanie wizytówek do książki adresowej, zamiast ich przekładania z miejsca na miejsce, znacznie podniesie komfort pracy, a obniży poziom niezadowolenia i stresu.

W tej metodzie ważne jest jednak to, żeby nie traktować 2 minut jako wymówki: „jeszcze tylko umyję kubek i już zabieram się do pracy”, ani nie odrywać się od głównego zadania na rzecz małego, dwuminutowego, ponieważ ponowne wdrożenie się w temat zajmie znacznie więcej czasu niż ten, który pozwala zaoszczędzić metoda 2 minut.

Macierz Eisenhowera

Dwight David Eisenhower, jeden z prezydentów Stanów Zjednoczonych, jest twórcą tzw. macierzy Eisenhowera – jednego z popularniejszych sposobów organizacji zadań. Przypomina ona układ współrzędnych, na którym znajdują się dwie wartości: ważność i pilność. Korzystanie z niej opiera się na przypisaniu każdego zadania do poszczególnych kategorii.Technika GTD

Ćwiartka A: tu powinny znaleźć się rzeczy ważne i pilne, czyli takie, które wymagają podjęcia natychmiastowych działań, ponieważ zaniechanie może się wiązać z konsekwencjami, w tym z dodatkową pracą. Najczęściej w tej ćwiartce znajdują się sprawy nagłe, nieprzewidziane oraz te wynikające ze wcześniejszych zaniechań.

Ćwiartka B: to rzeczy ważne ale mogące poczekać, czyli do rozłożenia w czasie. Przykład: regularne wykonywanie określonej pracy – przygotowywanie większego projektu, systematyczna praca nad sobą i podnoszenie własnych kwalifikacji.

Ćwiartka C: rzeczy pilne, mało ważne. Można je wykonać samodzielnie lub zlecić. Mimo że nie są szczególnie istotne, to powinny być wykonane zaraz po zadaniach z ćwiartki A. W tej grupie znaleźć mogą się takie czynności, jak np. uregulowanie rachunków.

Ćwiartka D: rzeczy mało ważne i niepilne. Jednym słowem wszystko to, co można zignorować, ponieważ najczęściej są to pożeracze czasu, np. scrollowanie Facebooka w czasie pracy. Jednak tu warto pamiętać, że w ciągu dnia trzeba przeznaczyć pewną ilość czasu także na relaks i rozrywkę.

Technika GTD

GTD – Getting Things Done, to w dosłownym tłumaczeniu doprowadzanie rzeczy do końca. Głównym założeniem techniki stworzonej przez Davida Allena jest uchwycenie wszystkich zadań do wykonania w logiczne ramy tak, by nie zaprzątały myśli, a jednocześnie pozwalały zwiększyć efektywność działania. Odbywa się to w pięciu etapach:

1. Gromadzenie – ma na celu zebranie w jednym miejscu (notatnik, segregator, folder) tego, o czym musimy pamiętać. Najważniejsze, żeby umieścić tam wszystkie zadania i oczyścić umysł. Jednocześnie będzie wiadomo, ile pracy jest tak naprawdę do wykonania.

2. Analizowanie – polega na przypisaniu każdemu zadaniu priorytetów czasu i ważności. Jeśli wykonanie danej czynności nie zajmie więcej, niż 2 minuty, należy zrobić to od razu (metoda 2 minut). Jeżeli zadanie wymaga podjęcia działania i większej ilości czasu, podlega trzeciemu etapowi, czyli porządkowaniu. Zadania wymagające działania, ale w bliżej nieokreślonej przyszłości, powinny trafić do kategorii „kiedyś”, a te, które nie wymagają działania, ale zawierają informacje do wykorzystania, w kategorii „archiwum”. Zadania niewymagające działania i bez większej przydatności na przyszłość, należy od razu usunąć/skasować.

3. Porządkowanie to nic innego, jak stworzenie listy zadań, z podziałem wymyślonym według indywidualnych potrzeb, np. „projekty” – zadania długofalowe lub cykliczne, „pilne” – wymagające błyskawicznej reakcji, itd.

4. Przeglądanie – powinno się odbywać przynajmniej raz w tygodniu. Podczas tej czynności aktualizuje się powyższe etapy.

5. Realizacja – codzienna praca, wg twórcy metody GTD, powinna się odbywać w trzech etapach: wykonywanie zaplanowanych zadań, wykonywanie zadań niespodziewanych, planowanie pracy.

Organizacja czasu pracy za pomocą Techniki Pomodoro

Twórcą tej metody zarządzania czasem i zadaniami jest Włoch, Francesco Cirillo, a nazwa została zaczerpnięta z kuchennego czasomierza w postaci pomidora. Żeby zacząć z niej korzystać, wystarczy lista zadań i jakiekolwiek urządzenie, które po odmierzeniu określonego czasu, wyda dźwięk. W praktyce, każdy dzień należy rozpocząć od jego planowania – zadania pilne i ważne na górze listy, reszta w kolejności. Realizacja odbywa się zadanie po zadaniu, a kluczem są 25-minutowe sesje pracy, w trakcie których należy wykonać dane działanie w całości lub części. Ważne, żeby w tym czasie nie rozpraszać się i nie przerywać.

 Jeśli zadanie uda się zrealizować w całości – odznacza się je na liście jako wykonane. Jeżeli zostanie skończone wcześniej, dobiera się do niego kolejne tak, żeby wypełnić całe 25 minut pracy. Jeśli dane zagadnienie wymaga kolejnych 25 minut – część jest już zrealizowana i przystępuje się do kontynuacji.

 Za każdym razem po upływie 25 minut należy zrobić sobie obowiązkową, 5-minutową przerwę. Wbrew pozorom ta część techniki Pomodoro może sprawiać najwięcej trudności, ale warto je pokonać – wstać, przejść się po pokoju lub biurze, spojrzeć przez okno. Po 4 sesji przerwa powinna wynieść 20-30 minut.

Technika KISS

Techika KISS, z ang. Keep It Simple, Stupid, za główny cel stawia prostotę działań, bez zbędnego komplikowania. Jej twórcą jest inżynier lotnictwa Kelly Johnson. Postulował on tworzenie samolotów w tak prosty sposób, żeby mechanik o średnim doświadczeniu mógł je naprawić w warunkach polowych, z wykorzystaniem prostych narzędzi.

Planowanie pracy zgodnie z techniką KISS to przede wszystkim prosta lista zadań – podział na te, które są istotne i na te, które danego dnia nie są kluczowe. Jeśli jakieś działanie jest skomplikowane i wymaga czasu, to należy je uprościć – podzielić na mniejsze części i sukcesywnie je realizować, zamiast poświęcić im cały dzień, pomijając i piętrząc inne zadania do wykonania.

Organizacja pray: Podsumowanie

Nauka zarządzania własnym czasem i pracą to klucz do osiągnięcia lepszej wydajności, przy zmniejszeniu poziomu stresu i frustracji. Można rozpocząć ją w każdym wieku, na każdym etapie kariery zawodowej, trwa niedługo i przynosi widoczne efekty w krótkim czasie. Przy chęci zmiany sposobu pracy ważne jest, żeby spróbować różnych technik i wybrać tę, w której funkcjonuje się najlepiej. Należy przy tym być cierpliwym i dać sobie prawo do wdrożenia w nowy system, podejmować kolejne próby mimo wpadania w dawne schematy. Z czasem planowanie działań i funkcjonowanie w nowy, lepszy sposób, stanie się zupełnie naturalne.