Jak zarządzać czasem prowadząc własną firmę?

Prowadzenie własnej firmy to skomplikowana sprawa: musisz pamiętać o wszystkich formalnościach, cały czas rozwijać swój biznes, panować nad pracą swoją i zespołu. Jak to wszystko robić równocześnie? Podstawą jest nauka zarządzania czasem.

Czas to pieniądz – jak nie tracić czasu i pieniędzy?

Zakładając firmę, na pewno miałeś przed sobą określone cele. Niestety dzieje się inaczej: nadmiar zadań Cię przygniata, odczuwasz chroniczne przemęczenie, ciągle myślisz o tym, co jeszcze jest do zrobienia.

Twoje strategiczne założenia gdzieś się rozmyły w natłoku codziennych zajęć? Żeby było inaczej, naucz się zarządzać czasem – swoim i swoich pracowników. Utrata cennych minut jest dla Twojej firmy brakiem zysków.

Dobry szef to także dobry strateg

Zarządzanie czasem pozwoli Ci na jego efektywne wykorzystywanie, co przełoży się na właściwe funkcjonowanie firmy. Pierwszym krokiem zmian jest umiejętne planowanie działań. A tego trzeba się po prostu… nauczyć!

Pierwszym etapem nauki jest wyznaczenie celów i działań, które mają do nich przybliżyć firmę. Jako szef, robisz analizę, planujesz nie tylko swoje zadania, ale również całego zespołu. W tym czasie musisz zawsze mieć przed oczyma konkretny cel, do którego dążysz. Wykonywanie jakichkolwiek działań bez strategii to jak błądzenie we mgle!

Cele a terminy i odpowiedzialność

Jak zarządzać czasem prowadząc własną firmę?Cele muszą być osiągalne: jeśli wymagasz (od siebie lub swoich pracowników) zbyt dużo, to efekty będą marne, a praca mniej wydajna. Z tym bezpośrednio wiąże się drugi etap, czyli szacowanie działań. Musisz określić ile czasu powinno zajmować konkretne zadanie oraz która osoba w zespole jest odpowiedzialna za jego wykonanie.

Tę kwestię warto zawsze ustalać wspólnie z zespołem – po pierwsze poczują się oni ważni dla firmy, po drugie to oni wykonują część działań i to oni wiedzą, ile nad nim powinni pracować. Przy szacowaniu czasu zawsze pozostaw rezerwę. Zawsze może wydarzyć się coś nieoczekiwanego, co opóźni wykonanie zadania.

Zaplanowane? Działaj!

Jeśli wyznaczyłeś cele swojej firmy, określiłeś zadania, oszacowałeś ilość czasu potrzebnego do ich realizacji oraz przydzieliłeś osoby do działań… to czas puścić tę maszynę w ruch!

Zanim jednak do tego przystąpisz, utwórz harmonogram. Duże zadania podziel na mniejsze, wyznacz kolejne etapy dla każdego procesu, sprawdź czy zespół jest gotowy do przejścia przez każdy z nich. To najważniejszy etap, dzięki któremu uporządkujesz pracę całej firmy.

Kontrola – czy to konieczne?

Czasem powodem straty czasu (a tym samym jego nieefektywnego wykorzystywania) jest brak samodyscypliny. To kolejna cecha, którą trzeba w sobie wypracować – a Twoi pracownicy (lub też Ty sam) mogli nie mieć ku temu sposobności. Wyznaczasz cele? Pilnuj, aby były realizowane!

Znasz powiedzenie „Pańskie oko konia tuczy”? Jak w każdym ludowym słowie, tak i w nim jest sporo prawdy. Mimo że nie zalecamy ciągłej kontroli nad pracownikami (to demotywuje!), to jednak warto regularnie sprawdzać jak wykonują zadania. Nie oznacza to jednak, że musisz obserwować każdy ich krok – czasem wystarczy monitorować wyniki osiągane przez każdego z nich oraz przez zespół jako całość.

Cele i działania mogą (a nawet muszą!) się zmieniać

Na każdy dzień pracy wyznacz priorytety, zadania, które MUSZĄ zostać wykonane. Jeśli Twój zespół sobie z nimi nie radzi, może to oznaczać, że źle oszacowałeś czas przeznaczony na konkretne działania. Może też znaczyć, że zbyt małe doświadczenie i wiedza pracownika (lub pracowników) opóźniają pracę – może przydałoby się szkolenie poszerzające kompetencje? W obu przypadkach powinieneś skorygować harmonogram.

Bieżące korekty planów są niezbędne, jeśli chcesz rozwijać swoją firmę. Kiedy zauważasz, że cele na bieżąco są realizowane – możesz je stopniowo zmieniać. Zwiększanie limitów niekoniecznie musi oznaczać powrót do punktu wyjścia i przemęczenie całego zespołu, bo im dłużej pracujecie nad podobnymi zadaniami, tym większej wprawy w nich nabieracie. A to oznacza efektywniejsze wykorzystywanie czasu i powstawanie miejsca na nowe wyzwania.