Główne reguły biznesowych spotkań

Spotkanie biznesowe to nie to samo, co spotkanie towarzyskie. Rządzą tutaj ściśle określone reguły. Znajomość tych zasad z pewnością ułatwi poruszanie się w świecie biznesu.

Biznesowa moda

Jak cię widzą, tak cię piszą – głosi stare porzekadło. Nie inaczej jest w biznesie. Obowiązują tu ścisłe reguły ubierania się na oficjalne imprezy. W dobrym tonie jest ubierać się schludnie i niekrzykliwie. Kobietom nie przystoi nadmiar biżuterii, ostry makijaż i głęboki dekolt. Nie wypada także, by kobieta miała buty z odkrytymi palcami, nawet w lecie. Niedopuszczalne są gołe nogi, nawet w upalny dzień. Podobnie nie wypada, by mężczyzna przyszedł na spotkanie biznesowe bez marynarki i krawata. Strój biznesowy, zarówno damski, jak i męski, powinien być w stonowanych kolorach, odcieniach czerni, szarości, granatu, beżu. Ubrania w żywych, jaskrawych kolorach lepiej zostawić na nieoficjalne spotkania. Nikt nie potraktuje serio kontrahenta ubranego w żółtą marynarkę. Nawet jeśli jest to profesjonalista w swojej branży, pierwsze wrażenie nie będzie korzystne, a po nim trudno o budowanie dobrych relacji biznesowych.

biznes-moda-kobieta

W biznesie nie ma demokracji

Na spotkaniach biznesowych obowiązuje ścisła hierarchia. To inicjator spotkania przedstawia sobie wszystkich uczestników, nie powinien tego robić nikt inny. Przy przedstawianiu trzeba wyraźnie podać pełne imię i nazwisko przedstawianej osoby. W kontaktach biznesowych nie liczy się płeć, tylko stanowisko, dlatego to mężczyźnie przedstawiamy kobietę, jeśli mężczyzna stoi wyżej na szczeblach biznesowej kariery. Podobnie kolejność witania się, zajmowania miejsc przy stole, włączania do rozmowy, jest ściśle uzależniona od zajmowanego stanowiska.

Wizytówka to nie ulotka reklamowa

Źle widziane jest wręczanie wizytówek tuż po prezentacji nieznanych sobie ludzi lub chwilę po dołączeniu do rozmawiającej grupy osób. Wizytówkę podaje się z ręki do ręki, stroną zadrukowaną do góry. Jeśli otrzymamy wizytówkę, kultura nakazuje przeczytać ją i zrewanżować się swoją. Dużym nietaktem jest schowanie otrzymanej wizytówki do kieszeni spodni. Jest to oznaka braku szacunku dla rozmówcy. Mężczyźni, jeśli nie mają aktówki, mogą schować wizytówkę do kieszeni marynarki, kobiety – kieszeni żakietu lub torebki.

Telefon to nie smycz

Żyjemy w czasach, gdy każdy, nawet nastolatek, ma telefon komórkowy. Biznesmeni często mają ich kilka. Jednak w trakcie spotkania biznesowego telefon nie powinien być eksponowany. Kładzenie go na stole jest bardzo źle widziane wśród profesjonalistów. Najlepiej jest w ogóle wyciszyć lub wyłączyć telefon. Jednak bywają sytuacje, gdy nie jest to możliwe. Należy wtedy maksymalnie wyciszyć dzwonek lub ustawić alarm wibracyjny. W dobrym tonie jest też uprzedzić, że czekamy na pilny telefon, który będziemy musieli odebrać. Rozmowa telefoniczna to nasza prywatna sprawa, na czas jej trwania należy wyjść z pomieszczenia, w którym odbywa się spotkanie, a jeśli nie jest to możliwe, oddalić się na maksymalną odległość, tak by nie krępować innych koniecznością podsłuchiwania naszej rozmowy. Połączenie telefoniczne powinno być maksymalnie krótkie.

Biznesmeni też potrzebują przerwy

Jeśli rozmowy biznesowe zaplanowane są na cały dzień, trzeba pomyśleć o przerwie na posiłek. Przerwa w spotkaniu to okazja do ochłonięcia, przemyślenia i ewentualnej zmiany strategii, szybkiego wstępnego opracowania nowej oferty. To także możliwość nieoficjalnych rozmów, szansa na bliższe poznanie nieznanych osób. To wszystko może przynieść korzyści w bliżej nieokreślonej przyszłości. Nawet jeśli to konkretne spotkanie zakończy się fiaskiem, nawiązane znajomości mogą zaprocentować przy kolejnych kontraktach.

Jak jeść przekąski na stojąco?

Problem być może błahy, a nawet śmieszny, ale w praktyce często kłopotliwy. Na talerzyk nie powinno się kłaść za dużo jedzenia naraz, by nie wyjść na osobę, która przyszła tylko po to, by się najeść, ewentualnie takiej, która boi się, że zabraknie jedzenia. Należy unikać potraw, które trzeba kroić nożem. Trudno to robić na stojąco. Równie niewygodne jest trzymanie w jednej ręce talerzyka, w drugiej kieliszka. Po pierwsze brakuje trzeciej ręki do ewentualnego przywitania się, po drugie – jak jeść prosto z talerza? I taki drobiazg – kieliszek trzymany w prawej ręce sprawi, że będzie ona zimna i wilgotna. Jeśli zajdzie konieczność podania komuś ręki, pozostawimy po sobie niemiłe wrażenie.

Kontrahenci międzynarodowi

Co kraj, to obyczaj – także w biznesie. Jeśli bliżej przyjrzymy się obyczajom panującym w różnych zakątkach globu, możemy poczuć się zaskoczeni. Warto przed spotkaniem sprawdzić, jakie zasady obowiązują w krajach naszych partnerów biznesowych, by móc się przygotować. Inaczej możemy popełnić faux-pas lub zostać źle zrozumianymi. Na przykład Azjaci nie mają zwyczaju podawać ręki na przywitanie. Poprzestają na dyskretnym skinięciu głową. Z kolei mieszkańcy krajów Ameryki Łacińskiej są bardzo wylewni i nie unikają kontaktu fizycznego.