Jak być produktywnym na co dzień?

Znasz te dni, kiedy nie chce się nic robić, chociaż pracy masz po czubek głowy? Czasem można sobie odpuścić, jednak na co dzień trzeba znaleźć sposób, żeby zmotywować się do działania. Poznaj różne metody na zarządzanie swoim czasem… i wprowadź je w życie!

Zarządzanie czasem – podstawowe zasady

Podstawą bycia produktywnym (w życiu prywatnym, jak i zawodowym) jest umiejętność zarządzania czasem.

W pierwszej kolejności musisz odłączyć się od wszelkich „rozpraszaczy”. Największą zmorą osób pracujących przy komputerze są media społecznościowe, gry przeglądarkowe czy nieograniczony dostęp do seriali i filmów. Dziwisz się, że wśród „rozpraszaczy” nie wymieniono muzyki? Otóż ten przypadek jest bardzo dyskusyjny: niektórym pomaga się skupić na zadaniach.

Drugim krokiem jest… wystrzeganie się błędów! Są one różne: od pracy bez przerw, poprzez narzucanie sobie zbyt wielu zadań, aż po próby wykonywania wielu działań w jednym czasie. Jak nad tym zapanować? Pomogą Ci w tym proste metody motywacyjne, które opisujemy w dalszej części artykułu.

Technika Pomodoro

Technika Pomodoro sama w sobie jest banalnie prosta, a do jej wprowadzenia potrzebujesz jedynie kartki papieru, długopisu i dowolnego czasomierza – może to być właśnie taki kuchenny w kształcie pomidora, ale równie dobrze nada się możliwość ustawiania alarmów w smartfonie. Zaraz po obudzeniu rano spisz na kartce listę zadań (ewentualnie możesz przygotować ją w formie elektronicznej, wtedy i długopis nie będzie potrzebny). Następnie posortuj ją według priorytetów i… zaczynamy!

Ustaw czasomierz na 25 minut – tyle trwa jedno pomodoro. Ustaw go tak, żebyś w czasie pracy widział, ile minut zostało do końca. Pracuj podczas całego pomodoro. Skup się w pełni na zadaniu, przecież to tylko 25 minut! Uff, koniec czasu! Zadanie z listy wykonane? Skreśl je z satysfakcją ze swojej listy.

Po każdym pomodoro przysługuje Ci 5 minut przerwy. Co więcej, oderwanie się od pracy jest obowiązkowe! Po czterech pomodoro z rzędu należy wydłużyć przerwę do 20-30 minut. Czas ten najlepiej jest przeznaczyć na kawę, kilka prostych ćwiczeń fizycznych lub krótki spacer.

Uwaga: pomodoro jest niepodzielne. Pracujesz całe 25 minut, do momentu wykonania wszystkich zadań z listy. Zadanie zajmie więcej czasu niż pomodoro? Podziel je na mniejsze działania. Zadanie zajmie zdecydowanie mniej niż pomodoro? Dołącz do niego kolejną pozycję (lub jej część) z listy.

Technika Pomodoro jest bardzo skuteczna głównie dlatego, że łatwiej jest się skoncentrować na tak krótki czas. Zbliżający się koniec pomodoro motywuje, żeby zakończyć całą pracę szybciej. Dodatkowo mniej zniechęcająca jest wizja pracy przez 25 minut niż przez kilka godzin!

Zasada TRZOS

W przypadku stosowania techniki Pomodoro na wykonanie zadania masz 25 minut – z pomocą zasady TRZOS uda Ci odpowiednio rozplanować pracę na każde pomodoro!

Zasada ta opiera się na spisywaniu zadań, wyliczaniu czasu potrzebnego na ich realizację, wyznaczaniu terminów oraz regule 60/40. W dużym skrócie mówi ona, że zadania zgodnie z planem realizujemy jedynie przez 60% czasu pracy – pozostałe 40% to zakłócenia lub niezaplanowane sytuacje.

Zapewniając sobie margines czasowy już podczas planowania dnia, unikniesz pośpiechu i stresu, nawet przy nieprzewidzianych wypadkach lub dodatkowych zadaniach.

Zasada Pareto

Kolejną zasadą opartą na procentach jest zasada Pareto, zwana także metodą 80/20. Według niej 20% wszystkich czynności wykonywanych w ciągu całego dnia ma wpływ na 80% rezultatów. Pozostałe 80% działań ma dużo mniejszą wagę.

Zasada ta pomaga przede wszystkim w ustalaniu priorytetów i eliminacji zadań-śmieci. Dzięki temu zyskujemy czas i skupiamy się na najważniejszych działaniach. Ponadto realizując w pierwszej kolejności zadania najwyższego priorytetu, poświęcamy im większą uwagę – wykonując je dokładniej i z lepszym efektem, unikając pomyłek, które mogłyby przynieść bardzo bolesne skutki.